South West Healthcare, gevestigd in Warrnambool, Victoria, is een belangrijke leverancier van gezondheidszorg aan gemeenschappen in het zuidwesten van Victoria. De organisatie is een belangrijk knooppunt in de gezondheidszorg en beheert verschillende campussen, waaronder het Warrnambool Base Hospital en kleinere faciliteiten in Camperdown, Lismore, Hamilton en Portland. Het bedienen van dit uitgestrekte gebied vereist een geavanceerd logistiek netwerk dat in staat is om te zorgen voor tijdige levering van essentiële medische benodigdheden, linnengoed, voedsel en apparatuur aan 13 ziekenhuizen in de regio.

“We bieden meer dan 150 medische, verpleegkundige, geestelijke en maatschappelijke gezondheidsdiensten aan de 110.000 mensen in het zuidwesten van Victoria en in Warrnambool, een van de snelst groeiende regionale steden in Victoria”, zegt Michael Farley, Construction Project Manager bij South West Healthcare. “We zijn ook de grootste werkgever in de regio, met 1.996 mensen die op verschillende locaties voor South West Healthcare werken.”

Door de toenemende bevolking in de regio en de verouderende infrastructuur van het Warrnambool Base Hospital was er dringend behoefte aan een gemoderniseerd logistiek systeem dat aan de huidige eisen kon voldoen en tegelijkertijd flexibel genoeg was om toekomstige groei op te vangen. South West Healthcare zag in dat het Regional Logistics Distribution Center (RLDC) in Warrnambool een aanzienlijke upgrade nodig had om deze uitdagingen het hoofd te bieden.

Geconfronteerd met een groeiende vraag, de behoefte aan meer opslagcapaciteit en de beperkingen van verouderde faciliteiten, begon South West Healthcare aan een project om een modern RLDC te bouwen. De organisatie wendde zich tot Dematic voor een oplossing die niet alleen zou voldoen aan de onmiddellijke supply chain-behoeften van de regio, maar ook de activiteiten voor de komende jaren zou veiligstellen.

Het nieuwe RLDC, gebouwd in 2023, werd verplaatst van de oorspronkelijke ziekenhuiscampus in Warrnambool Base om plaats te maken voor het herontwikkelingsproject van het Warrnambool Base Hospital, gefinancierd door de Victoriaanse overheid. Dit project omvatte het vrijmaken van ruimte voor vitale gezondheidsdiensten in een gloednieuwe klinische toren met meerdere verdiepingen op de bestaande ziekenhuislocatie.

De kern van de uitdaging voor South West Healthcare was ruimtegebrek. De bestaande faciliteiten van het distributiecentrum waren beperkt in omvang, wat resulteerde in veelvuldig nabestellen van voorraden en buitensporige voorraadverwerking.

Volgens Farley kwam het RLDC steeds meer onder druk te staan naarmate de zorgbehoeften in de regio bleven groeien.

“Warrnambool en de omliggende regio groeien snel,” aldus Farley. “Onze logistieke faciliteit, die ooit aan onze behoeften voldeed, was eenvoudigweg niet groot genoeg meer om de toegenomen vraag aan te kunnen. We moesten een groter magazijn bouwen en een modernere benadering van logistiek toepassen om de groei van de regio bij te kunnen houden.”

Voorheen moest het logistieke team regelmatig bestellingen plaatsen voor artikelen met een hoog verbruik, wat niet alleen inefficiëntie bij de inkoop veroorzaakte, maar ook het risico op voorraadtekorten verhoogde. Het magazijn werkte met traditionele rekken en handmatige orderverzamelsystemen, die niet geschikt waren voor de grote hoeveelheid bestellingen en voorraadrotaties die nodig zijn om 13 ziekenhuizen in de regio te ondersteunen.

“Onze oude faciliteit kon niet meer dan een week voorraad opslaan voor veel artikelen met een hoog gebruik”, zegt Shane Grundy, Warehouse Logistics Manager bij South West Healthcare. “Dit betekende dat we vaak moesten bijbestellen en dezelfde goederen meerdere keren moesten afhandelen, waardoor de werkdruk voor ons personeel toenam en de kans op fouten groter werd.”

Deze ruimte- en operationele uitdagingen werden nog verergerd door het feit dat het RLDC een cruciaal onderdeel moest vormen van het herontwikkelingsplan voor het Warrnambool Base Hospital. Het RLDC moest fungeren als een logistiek knooppunt ter ondersteuning van het basisziekenhuis en andere regionale faciliteiten, terwijl er nieuwe gebouwen voor klinische diensten werden gebouwd, waaronder spoedeisende hulpafdelingen en operatiekamers.

Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, zocht South West Healthcare naar een oplossing die de opslagcapaciteit aanzienlijk kon vergroten, de nauwkeurigheid van bestellingen kon verbeteren en de tijd die werd besteed aan het verwerken van de voorraad kon verminderen. Na een uitgebreid evaluatieproces kwam een AutoStore goederen-naar-persoon (GTP) systeem van Dematic naar voren als de duidelijke keuze voor de modernisering van het RLDC.

“Toen we eenmaal doorhadden dat AutoStore de juiste oplossing was voor onze behoeften, viel de presentatie van Dematic echt op,” zei Farley. “Hun vermogen om regionale Victoria te bedienen en hun belofte voor een onderhoudscontract van vijf jaar gaven ons het vertrouwen dat zij de juiste partner waren voor dit project.”

De Dematic-oplossing heeft tot 80% minder ruimte nodig dan een traditionele handmatige stelling lay-out, die brede gangpaden nodig heeft voor vorkheftrucks en personeel. AutoStore bakken worden verticaal gestapeld, waardoor er geen vrije gangpaden nodig zijn.

AutoStore biedt opslag met hoge dichtheid die het gebruik van verticale ruimte maximaliseert, waardoor meer goederen kunnen worden opgeslagen in een kleinere ruimte. Het maakt gebruik van robots die door een opslagraster bewegen om bakken op te halen en ze naar ergonomische verzamelstations te brengen.

Artikelen die nodig zijn om orders uit te voeren, komen precies op het juiste moment vanuit het AutoStore opslagsysteem naar de ergonomisch ontworpen GTP-werkstations waar operators efficiënt en veilig orders opbouwen.

Door deze automatisering is er geen handmatige voorraadverwerking meer nodig, is er minder kans op fouten en wordt de efficiëntie aanzienlijk verhoogd.

“Een van de belangrijkste voordelen van het AutoStore systeem is de mogelijkheid om meer artikelen op te slaan in een veel kleinere ruimte,” legt Terry Jamieson, Business Development Manager bij Dematic, uit. “Voor South West Healthcare was dit van cruciaal belang. De wasserijdiensten in het RLDC moesten worden uitgebreid, dus het verkleinen van de opslagruimte was essentieel om ruimte te maken voor andere functies.”

Het modulaire ontwerp van het AutoStore GTP-systeem biedt ook flexibiliteit voor toekomstige uitbreidingen doordat South West Healthcare eenvoudig meer robots en werkstations kan toevoegen of de grootte van het modulaire opslagraster kan vergroten naarmate de vraag groeit.

Voor de opslag van omvangrijke items die niet geschikt zijn voor het AutoStore systeem, koos South West Healthcare voor de selectieve palletstelling ColbyRACK van Dematic. ColbyRACK is ontworpen, ontwikkeld en geproduceerd door het Australische team van Dematic en voldoet aan de strenge Australische normen die gelden voor de gehele Colby productlijn.

De installatie van het AutoStore systeem was een complex proces, met name de integratie met het bestaande Oracle-gebaseerde bestelsysteem van South West Healthcare. Het Dematic projectteam en het software engineering team werkten echter nauw samen met South West Healthcare om ervoor te zorgen dat de installatie zo naadloos mogelijk verliep.

“De grootste uitdaging tijdens de installatie was de integratie van het AutoStore systeem met ons Oracle bestelsysteem,” aldus Farley. “Het was een zeer complexe taak, maar Dematic's Software Engineering team werkte ijverig om ervoor te zorgen dat de integratie soepel en effectief verliep.”

Ondanks deze technische uitdagingen werd het algehele installatieproces volgens schema voltooid en Dematic bood uitgebreide training om ervoor te zorgen dat het personeel van South West Healthcare het systeem efficiënt kon bedienen.

“De training door Dematic was van topkwaliteit,” zei Grundy. “Ons team was enthousiast om het nieuwe systeem te leren en ze hebben zich er snel aan aangepast. Het AutoStore systeem heeft niet alleen onze activiteiten verbeterd, maar heeft ook de mogelijkheid geboden voor de ontwikkeling van het personeel, omdat zij met geavanceerde technologie werken.”

Sinds de implementatie van de Dematic-oplossing heeft South West Healthcare aanzienlijke verbeteringen gezien in haar supply chain-activiteiten. Het systeem heeft een reeks voordelen opgeleverd, waaronder:

Dramatisch toegenomen opslagcapaciteit

Een van de meest directe voordelen van het AutoStore systeem was de toename in opslagcapaciteit. Het RLDC heeft nu een opslagcapaciteit van 6.500 bakken, waardoor Southwest Healthcare zes tot acht weken voorraad kan opslaan voor artikelen met een hoog gebruik, vergeleken met de capaciteit van één week in de vorige faciliteit. Door deze grotere capaciteit hoeft er minder vaak bijbesteld te worden en kan het magazijnteam zich richten op taken die meer waarde toevoegen.

“We hebben onze beschikbare voorraad met bijna 200.000 dollar vergroot,” aldus Grundy. “Dat betekent dat ons inkoopteam zich kan richten op strategische taken in plaats van tijd te besteden aan het elke week opnieuw bestellen van dezelfde producten. We hebben ook het aantal nabestellingen kunnen verminderen en onze serviceniveaus in de hele regio kunnen verbeteren.”

Verbeterde nauwkeurigheid en minder fouten

Het AutoStore GTP-systeem heeft de nauwkeurigheid van de bestellingen sterk verbeterd door het orderverzamelproces te automatiseren. In het vorige systeem pakte het personeel handmatig artikelen uit de schappen met behulp van papieren pickbonnen, waardoor er kans was op fouten. Nu wordt het juiste product automatisch bij het pickstation afgeleverd, waardoor de kans op menselijke fouten afneemt.

“Het systeem heeft pickfouten vrijwel geëlimineerd”, legt Grundy uit. “Nu komt het juiste product direct bij de operator, wat de nauwkeurigheid van onze orders aanzienlijk heeft verbeterd en het hele pickproces veel efficiënter heeft gemaakt.”

Optimaal ruimtegebruik

Dankzij het ontwerp met hoge dichtheid van het AutoStore GTP-systeem kon South West Healthcare de beschikbare ruimte optimaal benutten, waardoor er ruimte vrijkwam voor de uitbreiding van andere belangrijke diensten. Door de opslag te consolideren in een kleinere ruimte kan het RLDC voldoen aan de groeiende behoeften van de wasserijdiensten, die essentieel zijn voor de ondersteuning van ziekenhuizen in de regio.

“Een van de grootste voordelen van het AutoStore systeem is dat het de benodigde ruimte voor opslag verkleint,” aldus Jamieson. “Hierdoor kon South West Healthcare meer ruimte toewijzen aan andere essentiële functies, zoals de wasserij, die essentieel is voor het functioneren van ziekenhuizen in de regio.”

Toekomstbestendig en schaalbaar

Het modulaire ontwerp van het AutoStore systeem zorgt ervoor dat South West Healthcare het systeem in de toekomst eenvoudig kan uitbreiden als de vraag toeneemt. Het RLDC heeft de mogelijkheid om meer robots toe te voegen, de grootte van het opslagrooster te vergroten of extra pick- of aanvulstations toe te voegen als dat nodig is.

“Het systeem is ontworpen om met ons mee te groeien,” zegt Grundy. “Hoewel we geen directe uitbreidingen plannen, is het geruststellend om te weten dat we de flexibiliteit hebben om de capaciteit te vergroten als de vraag de komende jaren blijft groeien.”

Snellere doorlooptijden en betere service

Dankzij de gestroomlijnde activiteiten van het AutoStore GTP-systeem heeft South West Healthcare zijn serviceniveaus kunnen verbeteren. Bestellingen van regionale zorginstellingen worden nu sneller verwerkt en geleverd, waarbij levering op dezelfde dag voor Warrnambool Base Hospital en levering de volgende dag voor andere regionale campussen de norm is geworden voor de meeste artikelen.

“We hebben een aanzienlijke verbetering gezien in onze orderverwerkingstijden,” aldus Grundy. “Het systeem verwerkt bestellingen veel efficiënter, waardoor we voorraden sneller bij onze ziekenhuizen kunnen krijgen. Dit is een enorm voordeel voor de regio, vooral in noodsituaties wanneer tijd van essentieel belang is.”

Het partnerschap tussen South West Healthcare en Dematic is een belangrijke factor geweest in het succes van het project. Dematic bood doorlopende ondersteuning tijdens de installatie en blijft onderhoud en IT-ondersteuning op afstand leveren om ervoor te zorgen dat het systeem probleemloos werkt.

“Dematic's toewijding aan het ondersteunen van regionaal Victoria was een belangrijke reden om hen als partner te kiezen,” aldus Farley. “Hun team is fantastisch om mee samen te werken en hun voortdurende ondersteuning is belangrijk geweest om ervoor te zorgen dat het systeem efficiënt blijft werken.”

Het serviceteam van Dematic in Victoria biedt regelmatige onderhoudsbezoeken om de drie maanden, waarbij het systeem wordt gecontroleerd om er zeker van te zijn dat het werkt zoals verwacht. Daarnaast is er 24/7 IT-ondersteuning op afstand beschikbaar om eventuele problemen op te lossen, waardoor het RLDC kan werken met minimale uitvaltijd.

“De ondersteuning van Dematic is uitstekend geweest,” voegt Grundy toe. “Wanneer we een probleem hadden, reageerden ze snel.”

Het Dematic AutoStore GTP-systeem heeft het RLDC van South West Healthcare met succes getransformeerd in een moderne, efficiënte en toekomstbestendige operatie. Door ruimtebeperkingen te overwinnen, de nauwkeurigheid te verbeteren en processen te stroomlijnen, heeft het nieuwe systeem South West Healthcare in staat gesteld om aan de toenemende eisen van de gezondheidszorg in de regio te voldoen en tegelijkertijd schaalbaarheid op lange termijn te garanderen.

“Onze samenwerking met South West Healthcare laat zien hoe automatisering kan worden afgestemd op specifieke behoeften en uitdagingen. We zijn er trots op dat we een oplossing hebben geleverd die niet alleen voldoet aan de eisen van vandaag, maar ook schaalbaar is voor de toekomst,” aldus Jamieson.

Vooruitkijkend is Southwest Healthcare goed gepositioneerd om door te gaan met het leveren van uitzonderlijke service aan haar partners in de gezondheidszorg in de hele regio, ondersteund door een robuuste en flexibele supply chain infrastructuur.

“Het AutoStore systeem is een doorbraak geweest voor onze activiteiten. De technologie is geavanceerd, de ondersteuning is uitstekend en onze medewerkers zijn enthousiast om met zo'n modern systeem te werken. We zijn beter uitgerust dan ooit om aan de eisen van onze regio te voldoen,” legt Grundy uit.

Het AutoStore GTP-systeem van Dematic is de ideale oplossing gebleken en biedt zowel onmiddellijke verbeteringen als duurzaamheid op lange termijn, zodat Southwest Healthcare essentiële diensten efficiënt en betrouwbaar kan blijven leveren.

Terwijl de regio blijft groeien, zal het RLDC van Southwest Healthcare de voordelen van strategische automatisering in de zorglogistiek blijven benadrukken.

“We hadden een oplossing nodig waarmee we de huidige behoeften konden beheren en ons tegelijkertijd konden voorbereiden op de toekomst. Het Dematic AutoStore systeem heeft onze verwachtingen overtroffen op het gebied van efficiëntie, schaalbaarheid en service, waardoor we de best mogelijke zorg kunnen bieden aan de zorginstellingen in onze regio,” concludeerde Farley.